تحتاج إلى معرفة ما هي مصروفات سفر الأعمال المسافرين يمكن بشكل قانوني خصمها على الإقرار الضريبي لسوء الحظ ، فإن الإجابة ليست دائما بسيطة. قد يكون من الصعب معرفة الخصومات الضريبية المتعلقة بالسفر. إنه يعتمد على الظروف الفردية للمسافر التجاري.
سياسات سفر الشركة ، مواقع السفر ، أنظمة وإجراءات السفر الخاصة بـ IRS ، السفر ليوم واحد مقابل السفر اليومي ، السفر الأجنبي مقابل المحلي ، وكفاية حفظ السجلات كلها عوامل يجب مراعاتها عند تحديد ما يجب خصمه فعليًا من الضريبة إرجاع.
لماذا التخفيضات الضريبية للسفر ليست بهذه السهولة
تواصل مصلحة الضرائب الأمريكية النظر عن قرب في خصومات سفر الأعمال. جنبا إلى جنب مع الكونغرس ، أنتجت مصلحة الضرائب مجموعة معقدة من قوانين سفر الأعمال والقواعد واللوائح والإجراءات والسياسات المصممة لكبح بعض الانتهاكات المتصورة. ومع ذلك ، فقد أضاف ذلك تعقيدًا كبيرًا لهذه العملية.
لسوء الحظ ، مع التعقيدات المضافة ، الآن تأرجح البندول في الاتجاه الآخر. اليوم ، يمكن للمسافرين من رجال الأعمال المستعادين وغير المستعادين على السواء بسهولة وبسهولة افتراض أنهم لا يحق لهم اقتطاع السفر عندما يكونون في الواقع. بالإضافة إلى ذلك ، يميل المسافرون من رجال الأعمال إلى الاعتماد على تعريفاتهم المنطقية الخاصة لنفقات سفر رجال الأعمال والتي قد تتأثر أو لا تتأثر بسياسات السفر الخاصة بشركاتهم. ومع ذلك ، تحدد مصلحة الضرائب مصلحة نفقات سفر الأعمال على نطاق أوسع من كل من الحس السليم والعديد من سياسات الشركة.
ومع ذلك ، فإن المطالبة بجميع نفقات سفر الأعمال الخاصة بمصلحة الضرائب الأمريكية والتي يحق للمسافر التجاري أن يتطلبها المرور عبر متاهة من متطلبات حفظ السجلات حيث قد لا تكون هناك حاجة في بعض الحالات للإيصالات على الإطلاق ، وفي حالات أخرى ، قد لا تكون الإيصالات كافية!
لم تقم مصلحة الضرائب ببساطة بقمع الانتهاكات المتصورة في مجال السفر التجاري ، ولكنها جعلت من الصعب ، إن لم يكن مستحيلاً ، على المسافر التجاري العادي أن يدعي بثقة جميع خصوماته في السفر الشرعي.
تتبع نفقات السفر
كما يعلم أي مسافر رجال الأعمال . النفقات على الطريق يمكن أن تضيف ما يصل.
هذا هو السبب في عدد من خدمات تتبع النفقات عبر الإنترنت متاحة الآن للمسافرين من رجال الأعمال. يتم استخدام العديد من هذه الخدمات لتنفيذ خطط سداد تكاليف سفر الشركة ، أو إنشاء تقارير استرداد فاتورة العملاء ، أو ببساطة لتتبع نفقات السفر الأساسية ، ويقدم العديد منها تطبيقات تسمح الآن بالتقاط الإيصالات مع هاتفك.
في حين أن هذه الخدمات تؤدي وظائفها المقصودة بشكل جيد ، إلا أنها غير مصممة لتتبع وتقرير المبالغ التي يمكن خصمها فعليًا من قِبل مسافر العمل على إقراره الضريبي. ومع ذلك ، يمكن استخدام هذه الخدمات كنقطة بداية جيدة ل 1) توليد مبالغ نفقات سفر قابلة للخصم في الواقع على إقراراتك الضريبية الخاصة و 2) إشباع متاهة من قواعد مصلحة الضرائب ومكتب الضرائب التي تحدد "عبء الإثبات" المطلوب للمطالبة بهذه الخصومات. يجب تعديل أو تعديل العديد من تقارير نهاية العام لهذه الخدمات من أجل المطالبة بكافة الخصومات الضريبية الخاصة بك وتلبية متطلبات مصلحة الضرائب في نفس الوقت.
نظرًا لأن كل شيء أكثر تكلفة أثناء التنقل ، فمن الضروري تتبع كل عشرة سنتات يتم إنفاقها أثناء السفر بغرض العمل ، حتى بالنسبة للنفقات "الشخصية" وحتى عند فقد الإيصالات أو فقدانها أو عدم توفرها ، على سبيل المثال نصائح.
بعد كل شيء ، في الوقت الضريبي ، حتى هذه النفقات قد تكون قابلة للخصم.
نصائح ضريبية للمسافرين من رجال الأعمال لتعظيم الاستقطاعات
ضع هذه النصائح الضريبية في اعتبارك أثناء تتبع نفقات سفر نشاطك التجاري:
- احتفظ دائمًا بإيصالاتك! قد يكون من المستحيل الاحتفاظ بكل إيصال أو حتى الحصول على إيصال لكل نفقات فردية. تعرف مصلحة الضرائب هذا ، وقد نفذت سياسات لمساعدة دافعي الضرائب بهذا. ومع ذلك ، على الرغم من أن البعض قد يخبرك أن الإيصالات ليست مطلوبة للنفقات تحت 75 دولار ، فلا تنخدع. في هذه الحالات ، قد يكون السجل مطلوبًا. أفضل سياسة هي الحفاظ على كل إيصال ممكن.
- احرص دائمًا على الاحتفاظ بسجل للنفقات المستردة. تصنف سياسات سداد التكاليف الخاصة بالشركة وفقًا لمختلف إرشادات مصلحة الضرائب والمبالغ الفعلية التي يتم تقديمها إلى مصلحة الضرائب الأمريكية. حتى إذا تم تسديدك ، فقد تظل مؤهلاً للحصول على تخفيضات ضريبية.
- تسجيل الدخول إلى المواقع الفعلية التي تسافر إليها. قد يحق لك اقتطاع مبالغ "قياسية" لبنود مثل الوجبات والمصروفات العرضية بناءً على مكان سفرك. في كثير من الحالات ، يمكن أن تكون هذه المبالغ القياسية أكثر مما تم إنفاقه فعليًا.
- استقطع بعض المصاريف الشخصية وأنت في الطريق. لكن كن حذرا في هذا المجال. تعرف مصلحة الضرائب أنك تتكبد نفقات إضافية للمعيشة أثناء السفر والتي لم تكن لتتكبدها لو كنت تعمل من المنزل. من الواضح أنه كلما كانت هذه العناصر "شخصية" أكثر ، وكلما زاد المبلغ بالدولار ، كلما خضعت للتمحيص. أنت لا ترغب في شراء سيارة جديدة أثناء السفر وتسميها "نفقات معيشة إضافية" أثناء سفرك التجاري ، ولكن العديد من نفقات المعيشة الشخصية أو المتكررة أثناء السفر ، مثل الهواتف المحمولة ، الترفيه ، منتجات النظافة ، والإفراط في الأدوية المضادة ، على سبيل المثال لا الحصر ، يمكن خصمها. مرة أخرى ، يجب تطبيق حدود معقولة والتوثيق لا يزال مطلوبًا.
ضع هذه الإرشادات الأساسية في اعتبارك عندما تقترب من سنة جديدة من سفر العمل ، وستكون أنت ومستشار الضرائب الخاص بك في طريقك إلى المطالبة بسلامة نفقات السفر الشرعية الخاصة بك وخصمها والدفاع عنها.